Zeiterfassung Pflicht 2026: Was Kleinbetriebe in Deutschland und Österreich wissen müssen
„Zeiterfassung Pflicht ab 2026“: Diese Suche kommt in kleinen Betrieben oft mit Unsicherheit. Muss ich jetzt eine Software kaufen? Reicht Excel? Gilt das schon für zwei Mitarbeitende? Hier lesen Sie, was in Deutschland und Österreich nach den verfügbaren Quellen gilt, was der Gesetzentwurf in Deutschland vorsieht und wie Sie ohne großen Aufwand sauber starten.
Das Wichtigste in Kürze
- In Deutschland ergibt sich die Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen, nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts schon heute. Eine eigene Betriebsgröße als Grenze nennt die IHK nicht.
- Eine bestimmte Form ist heute nicht vorgeschrieben. Papier und Tabellen können reichen, solange Beginn, Ende und Pausen nachweisbar sind.
- Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht grundsätzlich eine elektronische, tagesaktuelle Erfassung vor, mit Erleichterungen für Kleinstbetriebe. Er ist nach den Quellen noch nicht beschlossen.
- In Österreich regelt § 26 Arbeitszeitgesetz die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers. Eine Selbsterfassung durch Beschäftigte ist unter Bedingungen möglich.
Was in Deutschland heute gilt
Ausgangspunkt ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Nach Darstellung der IHK Rhein-Neckar leitet das Gericht die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab: Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit tatsächlich erfassen, einschließlich Überstunden. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Arbeitszeitgesetz sie ausdrücklich nennt.
- Betriebsgröße: Die IHK nennt für die geltende Pflicht keine Schwelle nach Zahl der Beschäftigten.
- Form: Weder das Gericht noch das Arbeitsschutzgesetz schreiben eine bestimmte Form vor. Elektronisch und schriftlich ist möglich.
- Inhalt: Es genügt nicht, nur eine Stundenzahl und eine Pause festzuhalten. Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten müssen erkennbar sein.
- Delegieren: Die Erfassung darf an Beschäftigte übertragen werden. Die Arbeitszeiten müssen überprüfbar sein und gegenüber der Aufsichtsbehörde nachgewiesen werden können.
- Bußgeld: Laut IHK ist ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Wer einer behördlichen Anordnung zur Erfassung nicht folgt, dem drohen bis zu 30.000 Euro.
Was der Gesetzentwurf vorsieht
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Nach der Darstellung der IHK sind folgende Punkte vorgesehen:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch erfasst werden.
- Die Dokumentation soll grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
- Die Erfassung darf delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, befreit aber nicht von der Erfassung.
- Kleinstbetriebe sollen die Arbeitszeit dauerhaft auch ohne elektronisches System dokumentieren können. Eine Zahl für die Grenze nennt die IHK-Seite nicht. Andere Quellen nennen zehn Beschäftigte, das haben wir nicht an der Originalfassung geprüft.
- Größere Unternehmen sollen die Vorgaben innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten erfüllen, für kleinere sind längere Fristen vorgesehen.
Die IHK beschreibt das Vorhaben als noch im frühen Stadium des Gesetzgebungsverfahrens. Ob und in welcher Form die Regeln kommen, bleibt demnach abzuwarten. Bis dahin gilt die oben beschriebene Rechtslage. Prüfen Sie den Stand auf der Seite des Ministeriums, bevor Sie Entscheidungen von einem Datum abhängig machen.
Zeiterfassung in Österreich
In Österreich regelt § 26 des Arbeitszeitgesetzes (AZG) die Aufzeichnungspflicht. Nach der Rechtsprechung des OGH liegt die Pflicht grundsätzlich beim Arbeitgeber. Üblicherweise werden der tatsächliche Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Lage der Ruhepausen aufgezeichnet.
- Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und vollständig sein. Pauschale Angaben genügen nicht.
- Das Arbeitsinspektorat hat ein Einsichtsrecht. Beschäftigte können ihre Aufzeichnungen verlangen.
- Das Gesetz sieht unter Bedingungen vor, dass Beschäftigte ihre Zeiten selbst aufzeichnen. Der Arbeitgeber muss sie dann anleiten, sich die Aufzeichnungen regelmäßig vorlegen lassen und sie kontrollieren.
- Fehlen Aufzeichnungen oder sind sie nicht überprüfbar, handelt es sich um eine Verwaltungsübertretung, die je betroffener Person gestraft wird.
Einzelne Ausnahmen und Sonderfälle (etwa bei Ruhepausen oder für bestimmte Personengruppen) sollten Sie im aktuellen Gesetzestext im RIS oder bei der Wirtschaftskammer nachlesen.
Reicht Excel oder Papier?
Nach dem heutigen Stand in Deutschland: ja, wenn Beginn, Ende und Pausen erkennbar sind, die Angaben überprüfbar bleiben und Sie sie bei Bedarf der Behörde vorlegen können. Die IHK verweist darauf, dass eine Landesbehörde ein Muster mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause und Dauer veröffentlicht hat.
Zwei Dinge sprechen trotzdem dafür, früh auf eine einfache digitale Lösung zu setzen: Die geplante Gesetzesänderung geht grundsätzlich in Richtung elektronische Erfassung, und Tabellen und Zettel kosten im Alltag Zeit beim Sammeln und Nachfragen. Die Entscheidung bleibt Ihre, solange der Entwurf nicht beschlossen ist.
Welche Lösungen es für kleine Betriebe gibt
| Ansatz | Vorteil | Grenze |
|---|---|---|
| Papier oder Tabelle | Kostet nichts, sofort startklar | Handarbeit beim Auswerten, Gefahr von Lücken, nicht in Richtung der geplanten elektronischen Erfassung |
| Zeiterfassung in einem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm (z. B. easybill, sevdesk) | Zeiten und Rechnungen an einem Ort | Oft nur in höheren Tarifen oder als Zusatz, Standort beim Anbieter erfragen |
| Zeiterfassungs-Tool zum Selbsthosten (z. B. Kimai) | Projekte und Kunden, Rechnungsvorlagen; laut Anbieter auch als Cloud mit EU-Hosting | Betrieb und Updates liegen bei Ihnen, wenn Sie selbst hosten |
| ERP (z. B. weclapp, Odoo) | Zeiten, Projekte und Abrechnung in einem System | Mehr Einführungsaufwand, oft zu groß für kleine Teams |
| Arbeitsplatz mit zubuchbarer Zeiterfassung | Zeiten dort, wo Kunden und Projekte ohnehin liegen | Kein vollständiges ERP; Funktionen je nach Anbieter prüfen |
Preise und Funktionen einzelner Produkte finden Sie im Beitrag Odoo Alternative für kleine Firmen. Wenn Sie nach „Zeiterfassung App kostenlos“ suchen, gilt wie bei anderer Software: „Kostenlos“ bedeutet meist, dass Sie Betrieb und Pflege übernehmen oder mit eingeschränkten Funktionen starten.
Checkliste für den Start
- Klären Sie, wer erfasst werden muss, und ob für einzelne Gruppen Sonderregeln gelten (Rechtsberatung oder Kammer).
- Legen Sie fest, wie erfasst wird: Beginn, Ende und Pausen, je Tag.
- Bestimmen Sie, ob Beschäftigte selbst eintragen oder jemand anderes, und wer kontrolliert.
- Prüfen Sie, ob ein Betriebsrat bei der Ausgestaltung mitbestimmt (laut IHK möglich).
- Behandeln Sie Zeitdaten als Beschäftigtendaten: Zugriff beschränken, Aufbewahrungs- und Löschfristen festlegen.
- Prüfen Sie Export und Datenort, falls Sie ein Programm einsetzen (siehe Daten exportieren und Anbieter wechseln).
- Beobachten Sie das Gesetzgebungsverfahren und stellen Sie rechtzeitig auf eine elektronische Lösung um, wenn der Entwurf kommt.
Häufige Fragen
Ist die Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Nach der Darstellung der IHK Rhein-Neckar ergibt sich die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.9.2022). Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?
Die IHK nennt für die heutige Pflicht keine Mindestgröße. Der Referentenentwurf sieht für Kleinstbetriebe die Möglichkeit vor, auch ohne elektronisches System zu dokumentieren. Die Aufzeichnung selbst entfällt demnach nicht.
Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Pflicht?
Nach den uns vorliegenden Quellen gibt es für die geltende Pflicht keine Mindestzahl. Für die geplante elektronische Pflicht ist eine Ausnahme für Kleinstbetriebe vorgesehen. Die genaue Grenze sollten Sie im Entwurf des Ministeriums nachlesen.
Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Heute nicht. Der Referentenentwurf sieht eine grundsätzlich elektronische, tagesaktuelle Erfassung vor, mit Ausnahmen für Kleinstbetriebe. Er ist nach den verfügbaren Quellen noch nicht beschlossen.
Ist die Arbeitszeiterfassung mit Excel zulässig?
Nach heutigem Stand kann eine Tabelle genügen, wenn sie Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen nachvollziehbar und überprüfbar festhält. Ob das auch nach einer Gesetzesänderung gilt, hängt vom Wortlaut ab.
Was gilt in Österreich?
Nach § 26 AZG muss der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten führen. Unter Bedingungen dürfen Beschäftigte sie selbst führen, der Arbeitgeber muss sie dann anleiten und kontrollieren. Prüfen Sie den aktuellen Text im RIS.
Drohen Bußgelder, wenn ich nicht erfasse?
Laut IHK ist ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht in Deutschland derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Folgt man einer Anordnung der Behörde nicht, drohen laut IHK bis zu 30.000 Euro. In Österreich können fehlende Aufzeichnungen Verwaltungsstrafen auslösen.
Wie oawad dazu passt
Zeiterfassung gehört zu den Funktionen, die für oawad als Zusatz geplant sind, damit Arbeitszeiten dort liegen, wo auch Kunden, Aufgaben und Dateien liegen. Kernstück von oawad bleiben E-Mail, Chat, Kalender, Dokumente und Aufgaben, nach Kunden in Räumen geordnet. Wer eine umfassende Lösung für Lohn oder Dienstpläne braucht, braucht ein Spezialprogramm.
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Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.