Google Workspace Alternative mit Servern in der EU
Wer Google Workspace ersetzen möchte, sucht meist Mail, Kalender, Dateien, Dokumente und Videoanrufe mit Servern in der EU. Hier sehen Sie, welche Anbieter es gibt, was sie jeweils abdecken und worauf Sie beim Wechsel achten.
Das Wichtigste in Kürze
- Google Workspace lässt sich durch einen oder mehrere EU-Anbieter ersetzen. Wichtig ist, welche Dienste Sie wirklich nutzen.
- Schweizer Anbieter wie Infomaniak oder Proton liegen außerhalb der EU. Die Schweiz hat einen Angemessenheitsbeschluss der EU, bleibt aber ein Drittland.
- Prüfen Sie neben dem Serverstandort auch Sitz, Eigentümer, Auftragsverarbeitungsvertrag und Export.
- Beim Umstieg migrieren Sie zuerst Daten und Testgruppe, die E-Mail-Zustellung zuletzt.
Was Google Workspace bei Ihnen ersetzt
Notieren Sie zuerst, welche Google-Dienste Ihr Team täglich nutzt. Daraus ergibt sich, ob eine einzelne Lösung reicht oder ob Sie mehrere kombinieren.
| Google-Dienst | Aufgabe | Möglicher Ersatz |
|---|---|---|
| Gmail | Gehosteter Mail-Dienst oder eigener Mailserver | |
| Kalender, Kontakte | Termine und Adressen | Kalender und Kontakte der Suite, mit allgemein verbreiteten Standards (CalDAV, CardDAV) |
| Drive | Dateien ablegen und teilen | Nextcloud, kDrive oder die Dateifunktion einer Suite |
| Docs, Sheets | Gemeinsam an Dokumenten arbeiten | Collabora Online, ONLYOFFICE oder die Dokumentfunktion des Anbieters |
| Meet | Videoanrufe | Jitsi, kMeet oder die Videofunktion der Suite |
| Chat | Nachrichten im Team | Chat der Suite oder eine eigene Chat-Lösung |
Anbieter mit Servern in der EU im Überblick
| Anbieter | Funktionen | Standort und Betrieb | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| mailbox.org | E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben; Chat ab dem Tarif Standard | Rechenzentrum in Berlin, laut Anbieter keine Datenübermittlung ins Ausland | Business ab 1 €, Standard 4 €, Premium 12 € je Nutzer und Monat (netto) |
| Nextcloud | Dateien, Zusammenarbeit, Enterprise-Funktionen; E-Mail über einen separaten Server | Kein eigenes Hosting, Betrieb selbst oder bei Partnern | Enterprise ab 71,29 € je Nutzer und Jahr, ab 100 Nutzern (netto) |
| openDesk | Mail, Kalender, Chat, Aufgaben, Dateien, Dokumente, Video | Betreiberunabhängig, Zielgruppe öffentliche Verwaltung | Keine Angabe auf der Seite |
| Email.eu | E-Mail, Drive, Docs, Meet | Standort und Betrieb beim Anbieter erfragen | Beim Anbieter prüfen |
| Infomaniak kSuite | E-Mail, kDrive, Docs, Kalender, kChat, kMeet | Schweiz | Laut Vergleichsartikeln ab ca. 1,58 € je Nutzer und Monat, beim Anbieter prüfen |
| Proton | E-Mail, Drive, Docs, Meet | Schweiz | Beim Anbieter prüfen |
| oawad | E-Mail, Chat, Kalender, Dateien, Aufgaben, nach Kunden geordnet | In Entwicklung, Daten in der EU, selbst betreibbar | Noch nicht festgelegt, Richtwert im Kalkulator |
Zur Schweiz: Sie gehört nicht zur EU und gilt für die DSGVO als Drittland. Die EU-Kommission hat der Schweiz allerdings ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt, sodass Übermittlungen dorthin grundsätzlich möglich sind. Ob das für Ihren Betrieb ausreicht, entscheiden Sie mit Ihrem Berater.
Fünf Fragen vor der Entscheidung
- Welche Dienste brauchen wir wirklich? Eine Suite mit allem lohnt sich nur, wenn Sie vieles davon nutzen.
- Wem gehört der Anbieter, und wo sitzt er? Der Standort des Rechenzentrums sagt nur einen Teil.
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Er ist nach Art. 28 DSGVO nötig.
- Funktionieren unsere Geräte und Programme weiter? Achten Sie auf allgemein verbreitete Standards für Mail, Kalender und Kontakte.
- Kommen wir wieder heraus? Export in offenen Formaten, auch wenn Sie später den Anbieter wechseln.
So gehen Sie beim Wechsel vor
- Bestand aufnehmen: Postfächer, Gruppen, freigegebene Ordner und Kalender.
- Mit einer kleinen Testgruppe starten.
- Daten übernehmen. Google bietet für den Export den Dienst „Takeout“ an, E-Mails lassen sich oft per IMAP übertragen.
- Freigaben und Zugriffsrechte neu setzen und prüfen.
- Zuletzt die E-Mail-Zustellung der Domain umstellen.
- Alte Konten erst nach dem Export kündigen, und denken Sie an Aufbewahrungsfristen.
Ähnlich läuft der Wechsel von Microsoft ab: Lesen Sie dazu Microsoft 365 Alternative.
Häufige Fragen
Gibt es eine Alternative zu Google Workspace mit Servern in der EU?
Ja. Es gibt gehostete Anbieter wie mailbox.org mit Rechenzentrum in Berlin, Open-Source-Bausteine wie Nextcloud zum Selbstbetrieb und Zusammenstellungen wie openDesk. Welche passt, hängt von den Diensten ab, die Sie nutzen.
Sind Schweizer Anbieter eine DSGVO-taugliche Alternative?
Die Schweiz ist aus Sicht der DSGVO ein Drittland, die EU-Kommission hat ihr aber ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt. Übermittlungen sind damit grundsätzlich möglich. Prüfen Sie dennoch Vertrag und Anbieter im Einzelfall.
Kann ich meine Google-Daten mitnehmen?
Ja. Google bietet mit „Takeout“ einen Export an. E-Mails lassen sich häufig per IMAP in ein neues System übertragen. Prüfen Sie nach der Übernahme stichprobenartig, ob alles vollständig ist.
Wann stelle ich die E-Mail-Zustellung um?
Zuletzt. Erst wenn Testgruppe, Datenübernahme und Zugriffsrechte funktionieren, ändern Sie den Eintrag Ihrer Domain für den Mailempfang.
Wie oawad dazu passt
oawad bündelt E-Mail, Chat, Kalender, Dateien und Aufgaben in Räumen je Kunde. Daten in der EU, Export in offenen Formaten, auf Wunsch selbst betreibbar. Anbieter ist die breida software GmbH (Vösendorf, Österreich).
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Im Kalkulator sehen Sie einen Richtwert, was Ihr Team kosten könnte.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.