DSGVO-konforme Kundenverwaltung und Mail-System: Worauf es ankommt
In der Kundenverwaltung stehen Namen, Adressen und der Schriftverkehr. Damit ist sie datenschutzrechtlich besonders wichtig. Hier erfahren Sie, welche Pflichten der DSGVO dafür gelten, wie E-Mail und Kundendaten zusammenpassen und worauf Sie bei der Auswahl achten.
Das Wichtigste in Kürze
- Kundendaten und E-Mails gehören zusammen: Erst der Schriftverkehr macht die Kundenakte vollständig.
- Für Software, die Kundendaten verarbeitet, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) und eine Antwort auf Löschung, Auskunft und Datenübertragbarkeit.
- Prüfen Sie Sitz, Datenorte und Unterauftragnehmer, nicht nur die Aussage „DSGVO-konform“.
- Aufbewahrungspflichten und Löschpflichten müssen zusammenpassen.
Warum Kundenverwaltung und E-Mail zusammengehören
Wer wissen will, wie es mit einem Kunden steht, sucht in der Kundenverwaltung und im Postfach. Ist beides getrennt, müssen Sie Mails von Hand zuordnen oder kopieren, und die Daten liegen doppelt. Besser ist, wenn E-Mails dem Kunden automatisch zugeordnet werden und Termine, Dateien und Aufgaben am selben Ort liegen.
Das erleichtert auch den Datenschutz: Daten liegen an einem Ort, nicht verstreut in Postfächern, Tabellen und Chats. Wie Sie eine solche Übersicht aufbauen, lesen Sie in Alle Informationen zu einem Kunden an einem Ort.
Was die DSGVO für Kundenverwaltung verlangt
| Thema | Was gemeint ist | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Auftragsverarbeitung (Art. 28) | Verarbeitet ein Anbieter Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag | Liegt ein AVV vor? Sind Unterauftragnehmer genannt? |
| Auskunft (Art. 15) | Betroffene dürfen erfahren, welche Daten Sie über sie haben | Finden Sie alle Daten zu einer Person schnell, auch in Mails? |
| Löschung (Art. 17) | Daten sind zu löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden | Lässt sich gezielt und nachvollziehbar löschen? |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Betroffene können ihre Daten in gängigem Format erhalten | Gibt es einen Export in offenen Formaten? |
| Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) | Sie dokumentieren, welche Daten Sie wofür verarbeiten | Ist die Software und der Zweck darin erfasst? |
Welche Pflichten im Einzelnen gelten, hängt von Ihrem Betrieb ab. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung kann je nach Einsatz sinnvoll sein.
Aufbewahren und Löschen zugleich
Geschäftsbriefe und Rechnungen müssen Sie aufbewahren, andere Kundendaten sollen Sie löschen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Ihre Lösung sollte beides ermöglichen: Fristen einstellen und Löschungen nachvollziehbar machen. Mehr dazu in E-Mails revisionssicher archivieren.
Welche Lösungen es gibt
| Lösung | Schwerpunkt | Hosting laut Anbieter | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| weclapp | ERP mit Kundenverwaltung (CRM), Kontakte, Pipeline, E-Mail-Ablage in den größeren Paketen | Ausschließlich Deutschland | ERP Starter ab 39 € je Nutzer und Monat (nur Kontaktmanagement), CRM-Einzellizenz 68 € |
| Pipedrive | Vertriebs-CRM mit Pipeline | Auf der Preisseite nicht angegeben, beim Anbieter erfragen | Lite 14 € bis Ultimate 79 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung |
| CentralStationCRM | Einfaches CRM für kleine Teams | Nach Vergleichsartikeln Deutschland, bitte prüfen | Nach Vergleichsartikeln bis 3 Nutzer kostenlos, bitte prüfen |
| oawad | Mail, Chat, Dateien, Termine und Aufgaben je Kunde in Räumen | In Entwicklung, Daten in der EU | Noch nicht festgelegt, Richtwert im Kalkulator |
Checkliste für die Auswahl
- Datenort und Sitz des Anbieters sind benannt (siehe Business-Software mit EU-Hosting)
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Liste der Unterauftragnehmer liegen vor
- E-Mails werden dem Kunden automatisch zugeordnet
- Gezielt löschen und Auskunft geben funktioniert
- Export in offenen Formaten ist möglich
- Zugriffsrechte sind pro Person und Kunde einstellbar
- Anmeldung mit zweitem Faktor
- Ihre vorhandenen Programme und Geräte funktionieren weiter
Häufige Fragen
Was bedeutet „DSGVO-konforme Kundenverwaltung“?
Dass Sie Kundendaten rechtmäßig, zweckgebunden und geschützt verarbeiten und die Rechte der Betroffenen erfüllen können, etwa Auskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit. Die Software unterstützt das, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, wenn ein Anbieter Kundendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Er ist in Art. 28 DSGVO geregelt. Prüfen Sie auch, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und wo sie sitzen.
Gibt es ein kostenloses, DSGVO-konformes CRM?
Einzelne Anbieter bieten kostenlose Varianten für sehr kleine Teams an. Prüfen Sie auch dort Datenort, Vertrag und Export und lassen Sie sich die Bedingungen bestätigen.
Wie gehe ich mit E-Mails in der Kundenakte um?
Ordnen Sie E-Mails dem Kunden zu und legen Sie fest, welche Sie aufbewahren müssen und wann Sie löschen. Geschäftsbriefe und Belege unterliegen Aufbewahrungsfristen.
Wie oawad dazu passt
oawad ordnet Mail, Chat, Dateien, Termine und Aufgaben nach Kunden in Räumen. Der Schwerpunkt liegt nicht auf Vertriebs-Pipelines, sondern darauf, dass alles zu einem Kunden an einem Ort liegt. Daten in der EU, Export in offenen Formaten, optionales Archiv zur Unterstützung von GoBD und BAO.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.