All-in-One-Software für KMU: ein Arbeitsplatz statt vieler Abos
E-Mail hier, Chat dort, Dateien in einem dritten Programm, Aufgaben in einem vierten: Viele kleine und mittlere Betriebe zahlen für mehrere Abos und suchen trotzdem ständig nach Informationen. Dieser Beitrag zeigt, wann sich ein gemeinsamer Arbeitsplatz lohnt und worauf Sie bei der Auswahl achten.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein All-in-One-Arbeitsplatz bündelt Mail, Chat, Kalender, Dateien und Aufgaben. Er ersetzt nicht jede Fachsoftware.
- Der größte Nutzen entsteht, wenn Informationen zu einem Kunden oder Projekt an einem Ort liegen.
- Achten Sie auf offene Formate, allgemein verbreitete Standards, ein nachvollziehbares Preismodell und einen sauberen Ausstieg.
- Starten Sie mit einer Liste, was Sie heute nutzen und was Sie davon wirklich brauchen.
Woran Sie merken, dass es zu viele Programme sind
- Dieselbe Information steht in der Mail, im Chat und in einer Datei, und niemand weiß, welche aktuell ist.
- Neue Mitarbeiter brauchen Tage, bis sie überall Zugang haben und wissen, wo was liegt.
- Sie zahlen je Programm und je Person, auch für Personen, die es kaum nutzen.
- Sie wechseln oft zwischen Fenstern, um eine einzige Frage eines Kunden zu beantworten.
- Beim Weggang einer Person fehlt der Überblick, welche Zugänge es gibt.
Was ein gemeinsamer Arbeitsplatz enthalten sollte
| Baustein | Wofür Sie ihn brauchen |
|---|---|
| E-Mail und Funktionspostfächer | Gemeinsam an Adressen wie office@ oder rechnung@ arbeiten |
| Chat | Kurze Abstimmung im Team, ohne E-Mail-Flut |
| Kalender und Videoanrufe | Termine planen, Besprechungen online abhalten |
| Dateien | Dokumente ablegen, teilen und gemeinsam bearbeiten |
| Aufgaben | Wer macht was bis wann |
| Kontakte und Kunden | Adressen und Verlauf an einem Ort |
| Suche | Alles wiederfinden, auch in Anhängen |
Vorteile und Grenzen
Vorteile: weniger Anmeldungen, weniger Wechsel zwischen Programmen, ein Vertrag statt vieler, einheitliche Rechte und Sicherungen.
Grenzen: Fachsoftware wie Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Branchenlösungen bleibt in der Regel bestehen. Eine einzelne Suite ist auch nicht in jedem Bereich besser als ein Spezialprogramm. Und je mehr Sie in einem Anbieter bündeln, desto wichtiger ist es, wieder herauszukommen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
- Standards und Formate: Funktionieren Ihre bisherigen Programme und Geräte weiter? Gibt es offene Formate?
- Export: Kommen Sie jederzeit und ohne Zusatzkosten an alle Daten?
- Preismodell: Zahlen Sie für alles pro Person, oder nur für das, was genutzt wird? Gibt es versteckte Zusatzkosten, etwa für Speicher oder Archiv?
- Betrieb und Datenort: Wer betreibt die Software, und wo liegen die Daten? Dazu mehr in Business-Software mit EU-Hosting.
- Gäste: Können Kunden und Steuerberater ohne Aufwand eingeladen werden?
- Reifegrad: Was ist fertig, was nur angekündigt?
So gehen Sie vor
- Listen Sie alle Programme und Abos auf (Anleitung: Tool-Chaos reduzieren).
- Markieren Sie, was sich überschneidet.
- Legen Sie fest, was ein gemeinsamer Arbeitsplatz ersetzen soll.
- Testen Sie mit einem kleinen Team an einem echten Kunden oder Projekt.
- Planen Sie den Umzug, und kündigen Sie alte Abos erst, wenn Daten gesichert sind.
Wie sich die Kosten entwickeln, lesen Sie in SaaS-Kosten senken.
Häufige Fragen
Was ist eine All-in-One-Software für KMU?
Ein gemeinsamer Arbeitsplatz, der E-Mail, Chat, Kalender, Dateien und Aufgaben in einer Anwendung bündelt. Fachsoftware wie Buchhaltung ersetzt er in der Regel nicht.
Spare ich Geld, wenn ich Programme bündle?
Das kann sein, ist aber nicht sicher. Es hängt davon ab, wie viele Abos Sie ersetzen, wie die neue Lösung abrechnet und was der Umstieg kostet. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.
Wie wichtig ist ein Export der Daten?
Sehr wichtig. Wer in einem Anbieter bündelt, sollte jederzeit alle Daten in offenen Formaten mitnehmen können. So bleiben Sie unabhängig.
Müssen alle Mitarbeiter alle Funktionen nutzen?
Nein. Gut sind Modelle, bei denen Sie nur für Funktionen zahlen, die einzelne Personen tatsächlich nutzen, und bei denen Sie Personen und Funktionen jederzeit ergänzen können.
Wie oawad dazu passt
oawad bündelt E-Mail, Chat, Kalender, Dateien und Aufgaben und ordnet sie nach Kunden und Projekten in Räumen. Preislich ist ein modulares Modell vorgesehen: Sie zahlen nur für die Funktionen, die Ihre Mitarbeiter nutzen, und ergänzen Personen und Funktionen jederzeit. Alle Preise im Kalkulator sind Richtwerte.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.