Belege an den Steuerberater übermitteln: Wege, Regeln und ein einfacher Monatsablauf
Rechnungen liegen im Mailpostfach, Quittungen im Handschuhfach, ein paar Fotos im Chat. Am Monatsende fragt der Steuerberater nach den Belegen. Hier sehen Sie, welche Wege es gibt, Belege an die Kanzlei zu übermitteln, was bei Fotos und Scans gilt, was sich mit der E-Rechnung ändert und wie Sie Monat für Monat ohne großen Aufwand Ordnung halten.
Das Wichtigste in Kürze
- Es gibt vier Wege: Papier, E-Mail an die Kanzlei, ein Portal der Kanzlei und ein geteilter Ordner. Welcher passt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, denn er muss die Belege weiterverarbeiten können.
- Ein fester Monatsablauf mit einem Ordner je Monat und einer Datei je Beleg spart den meisten Ärger. Es kommt weniger auf das Werkzeug an als auf die Regelmäßigkeit.
- Fotos und Scans per Smartphone sind laut DATEV-Darstellung der GoBD dem Scannen am Gerät gleichgestellt. Ob Sie Papieroriginale danach wegwerfen dürfen, hängt von Ihrem Verfahren und weiteren Vorschriften ab.
- In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 1.1.2025 empfangen können. Für das Ausstellen gelten gestufte Fristen ab 2027. Eine PDF-Rechnung per Mail ist keine E-Rechnung im Sinn des Gesetzes.
Warum Belege auf dem Weg zum Steuerberater verloren gehen
Der Weg vom Beleg zur Buchhaltung scheitert selten an der Technik, sondern an Gewohnheiten:
- Belege kommen auf mehreren Wegen an: per Post, per E-Mail, im Chat oder als Foto.
- Niemand weiß, ob eine Rechnung schon bei der Kanzlei ist. Also wird doppelt geschickt oder gar nicht.
- Dateien heißen „Scan_0042.pdf“ oder „IMG_5521.jpg“, und die Kanzlei muss nachfragen.
- Alles kommt gesammelt am Quartalsende, und die Zuordnung dauert.
Mehr zum Ordnen von Mails lesen Sie in E-Mail-Chaos im Team reduzieren.
Die Wege im Vergleich
| Weg | Vorteil | Grenze |
|---|---|---|
| Papier, Ordner oder Post | Kein Aufwand für Sie | Langsam, Belege können verloren gehen, die Kanzlei muss erfassen |
| E-Mail an die Kanzlei | Jeder kann es, keine Einrichtung | Keine Übersicht, was schon gesendet wurde. Anhänge landen im allgemeinen Postfach der Kanzlei |
| Portal der Kanzlei (z. B. DATEV Unternehmen online) | Belege landen direkt bei der Buchhaltung der Kanzlei | Hängt von der Software und Einrichtung der Kanzlei ab. Sie wählen nicht frei |
| Geteilter Ordner oder Raum mit Gastzugang | Eine Ablage, die Sie und die Kanzlei sehen, ohne Passwörter zu teilen | Kanzlei muss damit arbeiten wollen, Schnittstelle zur Kanzleisoftware prüfen |
Fragen Sie Ihren Steuerberater, was er bevorzugt. Viele Kanzleien arbeiten mit einem festen Portal und bevorzugen dann den Upload dort. In Österreich werden oft Programme wie BMD oder RZL genannt, was die einzelne Kanzlei einsetzt, erfahren Sie dort.
Belege per E-Mail an DATEV senden
Wenn Ihre Kanzlei mit DATEV Unternehmen online arbeitet, kann sie eine Adresse für den Belegversand einrichten („Upload Mail“). Nach Anleitungen und Berichten aus der DATEV-Community läuft das so:
- Die Kanzlei richtet für Ihr Mandat eine Empfängeradresse ein.
- Sie bestätigen Ihre Absenderadresse per Link.
- Danach senden Sie Belege als Anhang an diese Adresse und sie werden Ihrem Mandat zugeordnet, über die Absenderadresse.
Nutzer nennen als Grenzen PDF und TIF als Dateiformate, höchstens 10 Anhänge je Mail und 20 MB je Datei. Diese Angaben stammen aus Beiträgen bis 2022 und sind möglicherweise überholt. Fragen Sie Ihre Kanzlei nach den aktuellen Regeln. Weiterleitungen über Freemail-Adressen funktionieren nach einer Anleitung nicht, es muss also die bestätigte Adresse als Absender erscheinen.
Belege so vorbereiten, dass die Kanzlei nicht nachfragen muss
- Ein Ordner je Monat. Alles, was in einem Monat anfällt, kommt dorthin, getrennt nach Eingang (Rechnungen, die Sie erhalten) und Ausgang (die Sie schreiben), wenn die Kanzlei es so wünscht.
- Ein Beleg, eine Datei. Mehrere Belege in einer PDF machen die Zuordnung schwer.
- Sprechende Namen: zum Beispiel „2026-11-04_Lieferant_Rechnungsnummer.pdf“. Das spart Nachfragen und hilft bei der Suche.
- Lesbar erfassen: Foto gerade und ganz, gutes Licht, Rückseite mitnehmen, wenn Angaben darauf stehen.
- Feste Termine: zum Beispiel wöchentlich einsortieren und zum Monatsende übermitteln. Das ist wichtiger als jedes Programm.
- Absprache zu Kontoauszügen und Kassenbelegen: Welche Unterlagen die Kanzlei darüber hinaus braucht, hängt von der Zusammenarbeit ab. Fragen Sie einmal nach und halten Sie es fest.
Foto oder Scan: Was die GoBD dazu sagen
Nach der Darstellung von DATEV zum GoBD-Schreiben des Bundesfinanzministeriums (28.11.2019, gültig ab 1.1.2020) ist das Erfassen von Belegen mit dem Smartphone dem Scannen am Gerät gleichgestellt. Wichtig ist, dass das Verfahren beschrieben ist: Die Verfahrensdokumentation gilt auch dafür.
- Vollständig und lesbar: Das Bild muss den Beleg so wiedergeben, dass er später nachvollziehbar ist.
- Unveränderbar ablegen: Der Weg vom Foto bis zur Ablage sollte nachvollziehbar sein (siehe E-Mails revisionssicher archivieren).
- Papieroriginal wegwerfen? Das hängt von Ihrem Verfahren und von Vorschriften ab, die ein Original verlangen. Klären Sie es mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Belege entsorgen. Die Fundstellen im Schreiben sind unter anderem Rz. 130 ff.; prüfen Sie sie im Original.
Wir können und wollen hier keine Konformität zusichern. Ob Ihr Verfahren genügt, klärt Ihr Steuerberater.
E-Rechnung: Was sich ändert
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung. Nach der Darstellung von DATEV gilt in Deutschland:
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer |
| 2025 und 2026 | Ausstellen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF oder in anderen Formaten möglich |
| 2027 | Nur noch E-Rechnung bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro (B2B). Darunter weiter Papier oder PDF mit Zustimmung |
| Ab 1.1.2028 | Grundsätzlich alle inländischen B2B-Unternehmen mit E-Rechnung |
Praktisch heißt das: Prüfen Sie, wie eingehende Rechnungen bei Ihnen ankommen. Eine E-Rechnung kann als Datei im Anhang einer Mail eintreffen, und die strukturierte Datei ist der eigentliche Beleg. Legen Sie sie unverändert ab und senden Sie sie so an die Kanzlei, nicht nur ein Bild davon. Die Fristen und Schwellen prüfen Sie bitte am Gesetzestext oder bei Ihrem Steuerberater, weil sich Details ändern können.
In Österreich besteht nach Angaben von EY derzeit keine generelle E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das sollten Sie bei Ihrer Kanzlei oder der Wirtschaftskammer prüfen.
Aufbewahrung nicht vergessen
Dass Belege bei der Kanzlei liegen, ersetzt nicht Ihre eigene Pflicht zur Aufbewahrung. Fristen und Details finden Sie in E-Mails revisionssicher archivieren. In Deutschland gelten für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, in Österreich in der Regel sieben Jahre nach der BAO.
Checkliste für den Monatsablauf
- Mit der Kanzlei klären: Weg (Portal, Mail, geteilter Ordner), Format und Termin.
- Ordner je Monat anlegen, Namensschema festlegen.
- Eingänge wöchentlich ablegen, E-Mail-Anhänge direkt in den Monatsordner.
- Papierbelege fotografieren oder scannen, lesbar und vollständig.
- E-Rechnungen als Originaldatei ablegen.
- Zum Monatsende übermitteln und Übermittlung festhalten.
- Verfahren kurz aufschreiben (wer, wann, wohin) und Zugriffe regeln.
Häufige Fragen
Wie kann ich Daten an einen Steuerberater übermitteln?
Per Papier, per E-Mail, über ein Portal der Kanzlei (etwa DATEV Unternehmen online) oder über einen geteilten Ordner mit Gastzugang. Welcher Weg passt, entscheidet die Software der Kanzlei. Klären Sie ihn einmal und halten Sie ihn fest.
Wie kann ich DATEV-Belege per E-Mail hochladen?
Wenn Ihre Kanzlei die Funktion „Upload Mail“ einrichtet, senden Sie Belege als Anhang an eine Adresse, die Ihrem Mandat zugeordnet ist. Berichte aus der DATEV-Community nennen PDF und TIF, höchstens 10 Anhänge und 20 MB je Datei. Erfragen Sie die aktuellen Regeln bei der Kanzlei.
Reicht ein Foto vom Beleg?
Nach Darstellung von DATEV ist die Erfassung per Smartphone dem Scannen gleichgestellt, wenn das Verfahren beschrieben ist und der Beleg vollständig und lesbar ist. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob das für Sie genügt.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Das hängt von Ihrem Verfahren und von Vorschriften ab, die das Original verlangen. Entsorgen Sie nichts, bevor Sie es mit Ihrem Steuerberater geklärt haben.
Welche Belege braucht der Steuerberater?
In der Regel Eingangs- und Ausgangsrechnungen und weitere buchungsrelevante Unterlagen. Was darüber hinaus nötig ist, etwa Kontoauszüge oder Kassenbelege, besprechen Sie mit der Kanzlei.
Ist eine PDF-Rechnung per Mail noch eine gültige Rechnung?
Nach Darstellung von DATEV gilt eine PDF ohne strukturierte Daten nicht als E-Rechnung. Bis Ende 2026 ist sie mit Zustimmung des Empfängers weiter möglich, später je nach Umsatz nicht mehr. Prüfen Sie Fristen und Schwellen beim Steuerberater.
Gilt in Österreich eine E-Rechnungspflicht?
Nach Angaben von EY derzeit nicht generell im B2B-Bereich. Klären Sie den aktuellen Stand bei Ihrer Kanzlei oder der Wirtschaftskammer.
Wie oawad dazu passt
oawad ist für diesen Ablauf ausgelegt: Rechnungs-PDFs aus Mails lassen sich mit einem Klick im vorkonfigurierten Monatsordner ablegen, am Smartphone können Quittungen und Lieferscheine fotografiert und im jeweiligen Kundenraum abgelegt werden, und der Steuerberater bekommt als Gast Zugriff auf genau einen Raum, ohne dass Passwörter weitergegeben werden. oawad ist kein Buchhaltungsprogramm.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Ob und wie Schnittstellen zu Kanzleisoftware wie DATEV kommen, steht noch nicht fest. Eine Konformität mit GoBD oder BAO sichern wir nicht zu, sie liegt bei Ihnen und Ihrem Verfahren.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.