Slack und Trello Alternative: Chat und Aufgaben aus Deutschland und der EU
Slack für den Team-Chat, Trello für Aufgaben, dazu die E-Mails der Kunden irgendwo anders: Wer so arbeitet, schreibt Absprachen im Chat, ohne dass sie bei der Kundenmail auftauchen. Hier sehen Sie, welche deutschen und europäischen Alternativen es für Chat und Aufgaben gibt und wie Sie Absprachen direkt an die jeweilige Mail knüpfen.
Das Wichtigste in Kürze
- Slack ist ein Chat, Trello ein Kanban-Board. Alternativen decken meist nur eines von beiden ab, einige beides.
- Für Chat gibt es unter anderem Mattermost, Element, Rocket.Chat, Stackfield und Nextcloud Talk. Für Aufgaben Nextcloud Deck, OpenProject, Vikunja, Kanboard, Wekan und Planka.
- Prüfen Sie Datenort, Lizenz, Selbsthosting und Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht nur „Made in Germany“.
- Das eigentliche Problem ist oft nicht das Programm, sondern dass Chat, Aufgaben und E-Mail getrennt sind.
Das Problem hinter „Slack und Trello ersetzen“
Wer nach einer Alternative sucht, hat meist einen dieser Gründe:
- Datenschutz: Der Anbieter sitzt in den USA, und Sie wollen wissen, wo Ihre Nachrichten und Aufgaben liegen.
- Kosten: Je Person und Programm summiert sich der Preis (siehe SaaS-Kosten senken).
- Zersplitterung: Chat, Aufgaben und E-Mail sind getrennt, und niemand sieht, was zu einem Kunden besprochen wurde.
Wer nur das Programm tauscht, behält das dritte Problem. Mehr dazu in E-Mail, Chat und Aufgaben in einem Tool.
Was Slack und Trello laut Preisseiten bieten
| Produkt | Aufgabe | Tarife laut Preisseite |
|---|---|---|
| Slack | Team-Chat mit Kanälen, Anrufen und Apps | Free (90 Tage Nachrichtenverlauf), Pro ab 6,75 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, Business+ ab 15 € jährlich. Eine Datenspeicherung in Deutschland nennt Slack laut Fußnote ab Business+. |
| Trello | Aufgaben als Karten auf Kanban-Boards | Free bis 10 Mitarbeitende und 10 Boards je Workspace, Standard ab 5 $ je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung |
Preise ohne Gewähr, Slack in Euro zuzüglich Umsatzsteuer, Trello in US-Dollar. Bitte prüfen Sie sie auf den Seiten der Anbieter.
Alternativen für den Team-Chat
| Lösung | Besonderheit | Betrieb und Datenort | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| Mattermost | „Open Core“: Releases unter MIT, zusätzliche Enterprise-Funktionen | Selbst gehostet, Cloud-Variante auf Anfrage | Pläne ohne genannten Preis, „Contact Sales“ |
| Element (Matrix) | Offenes Matrix-Protokoll, Community-Variante unter AGPL | Selbst gehostet | Community kostenlos (1 bis 100 Nutzer, laut Anbieter nicht für Produktion), Enterprise je Nutzer ab 100 Nutzern |
| Rocket.Chat | Chat mit verschiedenen Betriebsarten | On-Premise, Private Cloud oder vom Anbieter verwaltet, ohne genannte Region | Kein Startpreis auf der Seite |
| Stackfield | Chat und Aufgaben in einem Produkt, proprietär | Daten auf deutschen Servern, On-Premise optional | Starter 9 €, Business 14 €, Premium 18 € je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, netto |
| Nextcloud Talk | Teil von Nextcloud, AGPL | Kein Hosting durch Nextcloud, selbst oder über Partner | Talk ab 42 € je Nutzer und Jahr, ab 100 Nutzern |
Alternativen für Aufgaben und Kanban-Boards
| Lösung | Besonderheit | Betrieb | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| Nextcloud Deck | Kanban im Trello-Stil, AGPL-3.0; laut Projektseite noch nicht für intensive Nutzung ausgelegt | Selbst oder über Partner | Teil von Nextcloud |
| OpenProject | Projektmanagement mit Kanban-Boards, Firma in Deutschland | On-Premise oder Cloud durch den Anbieter | Community kostenlos, Basic 5,95 € bis Premium 15,95 € je Nutzer und Monat |
| Vikunja | Aufgaben mit Listen-, Kanban-, Gantt- und Tabellenansicht, AGPLv3 | Selbst gehostet oder Cloud in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag | Selbstbetrieb kostenlos, Cloud-Organisation 5 € je Nutzer und Monat |
| Kanboard | Kanban, MIT-Lizenz, über 30 Sprachen | Nur selbst gehostet | Kostenlos |
| Wekan | Kanban, MIT-Lizenz, Importhilfe für Trello-Anhänge | Selbst gehostet | Preise nicht angegeben |
| Planka | Kanban unter einer „Fair Use“-Lizenz, nicht klassisch Open Source | Selbst gehostet oder Cloud | Preise nicht angegeben |
Absprachen direkt an die Kunden-E-Mail knüpfen
Die meisten Chat- und Aufgaben-Programme kennen Ihre E-Mails nicht. Dann entstehen diese Wege:
- Die Mail wird in den Chat kopiert oder weitergeleitet.
- Aus der Mail wird von Hand eine Karte oder Aufgabe, mit Link oder Kopie.
- Das Ergebnis steht in einem dritten Ort, und die Mail bleibt unbeantwortet.
Besser ist eine Lösung, bei der die Besprechung im Team direkt an der Mail hängt und Aufgaben aus der Mail entstehen, ohne Kopieren. Achten Sie bei der Auswahl darauf, wie nah Chat, Aufgaben und E-Mail beieinander liegen.
Und WhatsApp im Team-Alltag?
In vielen kleinen Betrieben läuft die schnelle Abstimmung über WhatsApp: Fotos von der Baustelle, Rückfragen an Kunden, Absprachen zwischen Kollegen. Das ist bequem, bringt aber eigene Fragen mit.
- Kontaktdaten: Die Landesdatenschutzbehörde Niedersachsen weist in einem Merkblatt für öffentliche Stellen darauf hin, dass beim Abgleich des Adressbuchs zumindest Namen und Mobilnummern an WhatsApp übermittelt werden. Für Unternehmen gilt diese Frage entsprechend: Mit den Kontakten Ihrer Kunden und Mitarbeitenden sind Sie selbst verantwortlich.
- Trennung: Private und geschäftliche Chats liegen auf demselben Gerät, oft auf privaten Handys.
- Nachvollziehbarkeit: Absprachen mit Kunden stehen in Chats einzelner Personen. Wer krank ist oder das Unternehmen verlässt, nimmt sie mit.
- Ablage: Was dort besprochen wird, taucht bei der Kunden-E-Mail oder in den Projektunterlagen nicht auf.
Das ist keine Rechtsberatung. Ob und unter welchen Bedingungen Sie WhatsApp geschäftlich einsetzen dürfen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung. Praktisch hilft ein Chat, der zum Team gehört und nicht zur einzelnen Person: ein gemeinsamer Ort für Absprachen, am besten direkt am Kundenraum (siehe E-Mail, Chat und Aufgaben in einem Tool).
Checkliste für die Auswahl
- Brauchen Sie wirklich beides, Chat und Boards, oder genügt Chat mit einer einfachen Aufgabenliste?
- Wo liegen die Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Ist die Lizenz geklärt? Open Source ist nicht gleich Open Source (MIT, AGPL, „Fair Use“, Open Core).
- Können Sie Daten exportieren (siehe Daten exportieren und Anbieter wechseln)?
- Funktionieren Gäste, etwa Kunden, ohne Konto?
- Sind Bedienung und Support auf Deutsch?
Häufige Fragen
Was ist die beste deutsche Alternative zu Slack?
Das hängt vom Bedarf. Für reinen Chat kommen Mattermost, Element oder Rocket.Chat in Frage, wenn Sie selbst hosten wollen, und Stackfield, wenn Sie ein Produkt mit Daten auf deutschen Servern suchen. Prüfen Sie Datenort, Lizenz und Vertrag.
Gibt es eine Open-Source-Alternative zu Trello?
Ja, zum Beispiel Nextcloud Deck, Kanboard, Wekan, Vikunja oder OpenProject. Planka steht unter einer „Fair Use“-Lizenz und ist damit nicht klassisch Open Source.
Ist ein Slack-Ersatz automatisch DSGVO-konform?
Nein. Auch bei europäischen Anbietern prüfen Sie Sitz, Datenort, Unterauftragnehmer und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Selbst gehostete Software verlangt zusätzlich einen sicheren Betrieb.
Kann ich meine Slack- und Trello-Daten mitnehmen?
Beide Produkte bieten Exportfunktionen, die je nach Tarif unterschiedlich ausfallen. Prüfen Sie vor dem Wechsel, welche Daten Sie bekommen und in welchem Format. Einzelne Alternativen bieten Importhilfen, etwa Wekan für Trello-Anhänge.
Gibt es eine Slack-Alternative zum Selbsthosten?
Ja, zum Beispiel Mattermost, Element (Matrix) und Rocket.Chat, die sich selbst betreiben lassen, oder Nextcloud Talk als Teil von Nextcloud. Selbst hosten heißt aber, dass Sie Updates, Sicherheit und Backups übernehmen oder einen Dienstleister beauftragen.
Gibt es eine Trello-Alternative, die die DSGVO berücksichtigt?
Mehrere. Vikunja nennt eine Cloud in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag, OpenProject ist ein Unternehmen aus Deutschland, Kanboard und Wekan laufen nur oder überwiegend selbst gehostet. Ob eine Lösung zu Ihren Daten passt, hängt von Datenort, Vertrag und Betrieb ab, nicht vom Produktnamen.
Ist WhatsApp als Team-Chat im Unternehmen erlaubt?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Datenschutzbehörden weisen auf den Abgleich des Adressbuchs hin, bei dem Namen und Telefonnummern übermittelt werden. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung und prüfen Sie, ob ein gemeinsamer Chat im Team-Tool die bessere Lösung ist.
Wie verbinde ich Chat und Aufgaben mit E-Mails?
Entweder über Schnittstellen zwischen Programmen oder mit einer Lösung, die Mail, Chat und Aufgaben in einem Raum je Kunde bündelt. Wichtig ist, dass aus einer Mail ohne Kopieren eine Aufgabe oder ein Chat-Thema wird.
Wie oawad dazu passt
Bei oawad liegen E-Mail, Chat, Aufgaben und Dateien eines Kunden im selben Raum. Aus einer Kundenmail wird mit einem Klick ein Chat-Thema oder eine Aufgabe. oawad setzt bewusst nicht auf komplizierte Boards: Räume haben einen optionalen Status („Lead“, „In Umsetzung“, „Abgeschlossen“) zum Filtern und Sortieren. Wer Kanban-Boards im Trello-Stil braucht, findet sie in oawad nicht.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.