Kunde als Kontakt
Eine Firma hat Adressen und Ansprechpartner. Mail-Regeln, Bereiche, Räume und Rechnungen verweisen auf dasselbe Objekt.
Alles zu einem Kunden an einem Ort.
Ein Arbeitsplatz für E-Mail, Chat, Kalender, Dateien und Aufgaben, nach Kunden und Projekten geordnet. Gehostet in der EU. Offen einsehbar und auf Wunsch auf eigenen Servern nutzbar.
- Ein Login für alles
- Server in der EU
- Offen einsehbar
In Entwicklung, Veröffentlichung folgt.
Beispielansicht, schematisch
Für den kleinen Auftrag und das Großprojekt
Wie groß ein Kundenvorgang wird, weiß am Anfang niemand. Deshalb beginnt in oawad jeder Vorgang klein und wächst über drei Orte mit: Verlauf, Raum und Bereich. Sie müssen nichts neu anlegen oder kopieren.
Kurzer Auftrag
Ein Verlauf im Funktionspostfach
Alle Mails an ein Funktionspostfach, also eine gemeinsame Adresse wie sales@, bilden mit demselben Kunden einen Verlauf. Sie sehen nur den neuen Inhalt jeder Mail, Zitate klappen Sie bei Bedarf aus. Dazwischen steht ein interner Teamchat, und zu jeder Mail können Sie ein eigenes Gespräch starten.
Laufende Kundenbeziehung
Per Klick ein Raum
Aus dem Verlauf wird ein Raum mit Chat, Dateien und Wissen. Mails, Chat und Dateien müssen dafür nirgendwohin umziehen.
Großauftrag
Ein Bereich mit Räumen
Hat der Raum Unterräume, heißt er Bereich. Die Räume darin trennen die Vorgänge voneinander, etwa je Gewerk, Standort oder Abteilung. Jeder Raum hat eine eigene Zuständigkeit.
Was dahintersteckt
Regeln für die Zuordnung
Regeln legen fest, wohin Mails eines Kunden gehören. Die genaueste Regel gewinnt, und Sie können jede Regel auch selbst anlegen. Persönliche Postfächer bleiben privat und werden nur auf Wunsch der Person geteilt.
Antworten als Teamadresse
Auch Mitglieder eines Raums oder Bereichs ohne Zugriff auf das Postfach antworten als sales@. Wer geantwortet hat, steht im Protokoll.
Anfragen und Status
Jede eingehende Mail ist eine Anfrage, offen oder erledigt, und eine Person kann sie übernehmen. Das ist eine Übernahme, keine Sperre. Eigene Status wie „wartet auf Kunde“ sind möglich, „Für mich“ zeigt, was ansteht.
Ein Ort für alles zu einem Kunden
Zu einem Kunden gehört alles, aber heute liegt es verstreut: in E-Mails, WhatsApp, lokalen Ordnern und überladener Bürosoftware. In oawad bekommt jeder Kunde, jedes Projekt und jedes interne Thema, etwa Geschäftsführung oder Personal, einen eigenen Raum. Dort liegt alles, was dazugehört. Wird ein Raum groß, bekommt er Unterräume und heißt dann Bereich.
- Mails ordnen sich selbst zu – nach Absender, Adresse und bisherigem Verlauf. Was nicht eindeutig ist, landet in der Klärbox; das System lernt aus Ihrer Zuordnung.
- Klare Zuständigkeit – jeder Raum hat genau einen Verantwortlichen; die Verantwortung lässt sich übergeben.
- Status nach Bedarf – optional „Lead“, „In Umsetzung“ oder „Abgeschlossen“ zum Filtern und Sortieren. Bewusst ohne komplizierte Boards.
- Wissen festhalten – gemeinsam bearbeitbare Seiten je Raum oder Bereich.
Kunde X
In Umsetzung
Rückfrage zur Lieferung
automatisch zugeordnet
Chat
„Liefertermin ist bestätigt.“
Team
Dateien
Vertrag.pdf · Lieferschein.jpg
synchronisiert
Termine
Abnahme vor Ort
Kalender
Der Weg einer Anfrage
Von der eingehenden Mail bis zum erledigten Auftrag, in einer Oberfläche. So sieht das aus.
Alle sehen die Anfragen an office@, und jede ist klar jemandem zugewiesen. Nichts geht verloren, nichts wird doppelt beantwortet.
Was drin ist
Statt vieler Einzelwerkzeuge eine Anwendung – im Browser. Desktop-App und Apps für iOS und Android sind geplant. oawad ist in Entwicklung, der Funktionsumfang zur Veröffentlichung steht noch nicht fest. Sie wählen, wer welche Funktionen bekommt – und sehen im Kalkulator sofort, was das ungefähr kostet.
Im Arbeitsplatz enthalten
Eigene Postfächer und gemeinsame Adressen wie office@ oder rechnung@ in einem Posteingang, direkt neben dem Chat.
Chat
Abstimmung im Team ohne Messenger-Wildwuchs. Eine Kundenmail wird per Klick zum Chat-Thema.
Kalender und Video
Termine in derselben Oberfläche, inklusive Videoanrufen. Gäste nehmen an Anrufen auch ohne Konto teil.
Aufgaben
Mit Fälligkeit, Checklisten und Wiederholungen. „Für mich“ zeigt nur, was Sie tatsächlich tun müssen.
Wissensbasis
Gemeinsam bearbeitbare Seiten je Raum oder Bereich, damit Wissen nicht in Köpfen und Postfächern bleibt.
Kontakte
Ansprechpartner Ihrer Kunden und Partner an einem Ort, direkt neben Mail und Chat.
Zusätzlich buchbar
Dateien & Dokumente
Ablage je Raum. Der Abgleich mit Windows- und Mac-Computern ist geplant. Suche im Text der Dokumente, auch in Scans, und Schlagworte. Der Speicher wird getrennt nach Bedarf gebucht.
Angebote und Rechnungsstellung
Angebote und Rechnungen für Ihre Kunden erstellen, je Person zubuchbar.
Passwortmanager
Zugangsdaten sicher im Team teilen, je Person zubuchbar.
Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in derselben Oberfläche erfassen, je Person zubuchbar.
Formulare
Formulare für wiederkehrende Abläufe, die Ihre Mitarbeiter ausfüllen, je Person zubuchbar.
KI: Vorschlag, nie Automatik
Die KI arbeitet nur, wenn Sie sie anstoßen. Sie schreibt nie von selbst, sendet nie eine Mail und überschreibt nichts. Alles, was sie liefert, ist ein Vorschlag, der als solcher gekennzeichnet ist. Sie entscheiden.
Antwort vorschlagen
Ein Klick an einer Mail, und die KI entwirft eine Antwort. Sie stützt sich nur auf das Wissen Ihrer Firma, das Sie freigegeben haben. Unter dem Entwurf sehen Sie die Quellen und wählen, aus welchen Bereichen sie schöpfen darf. Der Entwurf landet im Entwurfsordner, abgeschickt wird er von Ihnen.
Dokumente einordnen
Die KI schlägt Typ, Zuordnung und Ablage von Dokumenten vor. Sie bestätigen oder korrigieren, und das System lernt aus diesen Entscheidungen.
Wissen aus dem Mailverlaufgeplant
Auf Knopfdruck liest die KI den Verlauf mit einem Kunden und schlägt vor, was ins Wissen gehört: Ansprechpartner, Vereinbarungen, Preise, offene Punkte. Jede Aussage verweist auf die Mail, aus der sie stammt. Neues kommt als Änderungsvorschlag zu bestehenden Seiten, nichts wird überschrieben. Widersprüche zwischen Mails markiert die KI, statt sie zu glätten.
Guten Tag Frau Huber, danke für Ihre Rückfrage. Die Lieferung ist für Donnerstag vorgesehen, wir melden uns am Vormittag mit der genauen Uhrzeit.
Quellen
Wissensseite „Lieferzeiten“ · Mail vom 3. November
Entwurf bearbeitenVerwerfen
Für Kunden, Steuerberater und Externe
Belege landen dort, wo sie hingehören – und Kunden wie Steuerberatung bekommen genau den Zugang, den sie brauchen.
Rechnungen per Klick ablegen
Das Rechnungs-PDF aus einer Mail mit einem Klick in den vorbereiteten Monatsordner für den Steuerberater.
Belege unterwegs erfassen
Quittungen und Lieferscheine mit der Handykamera direkt in den passenden Raum fotografieren (mit der geplanten mobilen App).
Kunden direkt einladen
Laden Sie Kunden per Link in ihren Raum ein und schreiben Sie direkt mit ihnen, ohne Umweg und ohne Registrierung. Gäste sehen nur ihren Raum.
Archiv für Aufbewahrungspflichten
Optional: Ein unveränderbares Archiv für E-Mails und für Dateien, die Sie als aufbewahrungspflichtig markieren – etwa Rechnungen, Belege und Verträge. Jeder Vorgang wird protokolliert.
- Aufbewahrungsfristen für Deutschland, Österreich und die Schweiz sind vorbelegt.
- Nach Ablauf der Frist wird gelöscht, wie es der Datenschutz verlangt.
- Chats werden nicht pauschal archiviert – nur Inhalte, die Sie ausdrücklich markieren.
- Kein teureres Premium-Paket nötig: Sie buchen nur den Speicher dafür.
Im Kalkulator planen Sie Speicher für das Archiv ein.
Warum offen? Weil es Ihren Betrieb absichert.
Dass jeder den Programmtext einsehen kann, ist für uns kein Idealismus, sondern ein handfestes Sicherheitsargument.
Prüfbar
Der Programmtext (Quellcode) ist öffentlich einsehbar. Wer wissen will, was mit den Daten passiert, kann es nachsehen – oder nachsehen lassen. Nachprüfbarkeit statt blindem Vertrauen.
Jederzeit wechseln
Ihre Daten sollen sich jederzeit und ohne Zusatzkosten in allgemein bekannten Formaten mitnehmen lassen. Sie können auch auf einen eigenen Server umziehen.
Gängige Formate
E-Mail, Kalender und Dateien nutzen Formate, die auch andere Programme verstehen. Vorhandene Programme und Geräte sollen damit weiter zusammenarbeiten.
Unabhängig vom Anbieter
Weil der Programmtext offen sein soll, können Sie die Software auch ohne uns weiter betreiben oder betreiben lassen, sollte es uns eines Tages nicht mehr geben.
Wahlfreiheit beim Betrieb
Lassen Sie oawad von uns in der EU betreiben – oder betreiben Sie die Software selbst. Ein späterer Wechsel ist jederzeit möglich.
Lizenz: Der Kern soll unter der Open-Source-Lizenz AGPL-3.0 veröffentlicht werden (geplant). Sie regelt, dass auch Verbesserungen, die jemand für ein gehostetes Angebot macht, offen bleiben – die Weiterentwicklung bleibt offen.
Ihre Daten bleiben in der EU
Serverstandort
Gehostet in der EU. Der genaue Standort steht noch nicht fest. Unser Ziel: kein Zugriff durch Anbieter, die dem US Cloud Act unterliegen (US-Gesetz, das Behörden Zugriff auf Daten amerikanischer Anbieter gibt).
Datenschutz
Daten werden in der EU verarbeitet. Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist vorgesehen. Wie wir Daten verschlüsseln, nennen wir, sobald es feststeht.
Einfache Verwaltung
Mitarbeiter, Rollen und Freigaben in einer Übersicht – ohne IT-Kenntnisse. Zugang nur mit Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse. Den Passwortmanager fürs Team buchen Sie bei Bedarf dazu.
Was kostet das ungefähr?
Legen Sie fest, wer welche Funktionen braucht und wie viel Speicher Sie buchen. Sie zahlen nur dafür, nicht für starre Pakete.
Vertrieb
15 € × 2 Personen30 €
Produktion
6 € × 5 Personen30 €
Alle Beträge sind vorläufige Arbeitswerte, die endgültigen Preise stehen noch nicht fest. Räume sind immer dabei. Die Berechnung läuft in Ihrem Browser. Nur wenn Sie auf „Berechnung an uns senden“ klicken, übertragen wir Gruppen, Anzahl, gewählte Funktionen und Speichermengen anonym an uns.
Ratgeber für Ihren Betrieb
Antworten auf Fragen, die uns Betriebe zu Datenschutz, Aufbewahrung und Software stellen. Verständlich erklärt und mit Quellen.
Microsoft 365 Alternative
Microsoft 365 (früher Office 365) ersetzen: Alternativen für KMU in Österreich und Deutschland, DSGVO-Prüfpunkte und Umstieg in sechs Schritten. Weiterlesen: Microsoft 365 Alternative
E-Mails revisionssicher archivieren
Welche E-Mails Selbstständige und KMU aufbewahren müssen, welche Fristen in Deutschland und Österreich gelten und worauf Archiv-Software achten sollte. Weiterlesen: E-Mails revisionssicher archivieren
Business-Software mit EU-Hosting
EU-Hosting allein schließt US-Recht nicht aus. Diese fünf Fragen helfen Ihnen, Business-Software mit echter Datenhoheit in der EU zu erkennen. Weiterlesen: Business-Software mit EU-Hosting
Tool-Chaos reduzieren
Zu viele Programme, zu viele Logins: Mit diesen sieben Schritten bringen Sie Ordnung in die Software Ihres Betriebs. Weiterlesen: Tool-Chaos reduzieren
Häufige Fragen
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Gründerpreis: Die ersten 100 bestätigten Anmeldungen sollen im ersten Jahr 25 % weniger zahlen als der spätere Listenpreis. Das ist geplant, aber noch keine verbindliche Zusage.