Open-Source-Workspace selbst betreiben: Überblick für Unternehmen
Ein Open-Source-Workspace, den Sie selbst betreiben, gibt Ihnen die volle Kontrolle über Daten und Technik. Er verlangt aber auch Zeit und Wissen. Diese Übersicht hilft Geschäftsführung und IT-Verantwortlichen bei der Entscheidung: Welche Bausteine gibt es, was bedeutet der Betrieb, und wann lohnt er sich?
Das Wichtigste in Kürze
- Einen fertigen „Open-Source-Office-Ersatz aus einem Guss“ gibt es kaum. Meist kombinieren Sie Bausteine für Dateien, Mail, Chat und Büroprogramme.
- openDesk bündelt solche Bausteine, richtet sich aber vor allem an die öffentliche Verwaltung.
- Selbstbetrieb heißt: Updates, Sicherungen, Sicherheit und Mail-Zustellung liegen bei Ihnen oder einem Dienstleister.
- Entscheidend ist, dass Sie jederzeit wechseln können: offene Formate, einsehbarer Quellcode, dokumentierter Export.
Was „Open Source“ und „Self-Hosted“ meinen
Open Source bedeutet, dass der Quellcode einsehbar ist und unter einer Lizenz steht, die Nutzung, Prüfung und oft auch Änderung erlaubt. Self-Hosted bedeutet, dass die Software auf Servern läuft, die Sie selbst oder ein Dienstleister Ihrer Wahl betreibt, statt als Dienst eines Anbieters.
Häufig fällt auch der Begriff On-Premise. Gemeint ist derselbe Gedanke: Die Software läuft auf Servern im eigenen Betrieb oder in einem Rechenzentrum, das Sie selbst beauftragen. Und mit Office-Suite sind hier Programme für Mail, Kalender, Dokumente und Dateien gemeint, also das, was Microsoft 365 oder Google Workspace bündeln.
Beides ist unabhängig voneinander. Es gibt Open-Source-Software, die Anbieter für Sie betreiben, und es gibt geschlossene Software, die Sie selbst installieren. Wer Datenhoheit will, achtet auf beides.
Bausteine eines Open-Source-Arbeitsplatzes
| Aufgabe | Beispiele | Hinweis |
|---|---|---|
| Dateien und Zusammenarbeit | Nextcloud | Läuft selbst betrieben oder bei Partnern. Bringt keinen eigenen Mailserver mit. |
| Büroprogramme im Browser | Collabora Online, ONLYOFFICE | Werden meist an die Dateiablage angebunden. |
| E-Mail und Kalender | mailcow, Grommunio | Als Ersatz für einen Exchange-Server genutzt. Grommunio unterstützt auch ActiveSync für Mobilgeräte. |
| Chat | Element (Matrix), Mattermost | Mattermost bietet für kleine Teams eine kostenlose Variante, Support laut Anbieter nur auf Englisch. |
| Videokonferenz | Jitsi | Läuft im Browser. |
| Anmeldung und Benutzer | Keycloak, UCS | Zentrale Anmeldung für alle Bausteine. |
| Gebündelt | openDesk | Kombiniert u. a. Nextcloud, OpenProject, Element, Jitsi, OX und Collabora. Zielgruppe ist die öffentliche Verwaltung. |
Quellen: openDesk, Herstellerseiten und Fachartikel. Funktionen ändern sich, bitte prüfen Sie sie vor dem Einsatz.
Was der Selbstbetrieb bedeutet
Software, die Sie selbst betreiben, bringt zusätzliche Aufgaben mit sich:
- Updates und Sicherheit: Regelmäßig einspielen, Schwachstellen beobachten.
- Sicherungen: Täglich, getestet und an einem zweiten Ort.
- E-Mail-Zustellung: Eigene Mailserver brauchen einen guten Ruf, sonst landet Post im Spam.
- Überwachung und Wartung: Jemand muss merken, wenn etwas ausfällt, und handeln.
- Vertretung: Fällt die verantwortliche Person aus, muss jemand einspringen.
Lizenzen und Pflichten
Open-Source-Lizenzen unterscheiden sich. Bei der AGPL-3.0 müssen Sie den Quelltext bereitstellen, wenn Sie die Software verändern und Dritten über ein Netzwerk zugänglich machen. Für reine Nutzung im eigenen Betrieb ist das meist unproblematisch, für Anpassungen sollten Sie die Lizenz kennen.
Prüfen Sie bei jedem Baustein die Lizenz und ob Funktionen nur in einer kostenpflichtigen Variante enthalten sind.
Checkliste für Ihre Entscheidung
- Wer betreibt und wartet die Umgebung, auch bei Urlaub und Ausfall?
- Wie viele Personen arbeiten damit, und wie wächst das Team?
- Wie kommen E-Mails zuverlässig an?
- Wo liegen Sicherungen, und wie schnell stellen Sie wieder her?
- Welche Aufbewahrungspflichten gelten (siehe E-Mail-Archivierung)?
- Wie kommen Sie aus der Lösung wieder heraus?
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Open Source und Self-Hosted?
Open Source heißt, dass der Quellcode einsehbar ist und unter einer offenen Lizenz steht. Self-Hosted heißt, dass Sie die Software auf eigenen oder gewählten Servern betreiben. Beides lässt sich kombinieren, ist aber unabhängig voneinander.
Gibt es einen fertigen Open-Source-Ersatz für Microsoft 365?
Eine einzelne Software, die alles abdeckt, gibt es kaum. Üblich ist die Kombination aus Nextcloud, Büroprogrammen, einem Mailserver, Chat und Videokonferenz. openDesk bündelt solche Bausteine, richtet sich aber an die öffentliche Verwaltung.
Brauche ich dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nicht zwingend, aber jemand muss Updates, Sicherungen und Sicherheit verantworten. Viele kleine Betriebe beauftragen dafür einen Dienstleister oder nutzen einen Anbieter, der die Technik betreibt.
Was bedeutet die Lizenz AGPL-3.0 für mich?
Wer die Software verändert und anderen über ein Netzwerk zugänglich macht, muss den Quelltext bereitstellen. Wer sie unverändert im eigenen Betrieb nutzt, hat in der Regel keine besondere Pflicht. Bei Anpassungen lassen Sie die Lizenz prüfen.
Wie oawad dazu passt
oawad ist offen und selbst betreibbar: Der Quellcode soll einsehbar sein (Lizenz AGPL-3.0 geplant), der Export erfolgt in offenen Formaten, und der Umzug auf eine eigene Instanz soll jederzeit möglich sein. Wer keinen Server betreiben möchte, nutzt die Variante, die wir in der EU betreiben.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Angaben zu Komponenten Dritter und zur endgültigen Lizenz machen wir bei der Veröffentlichung.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.