E-Mail, Chat und Aufgaben in einem Tool: Projektarbeit ohne Kontextwechsel
Ein Kunde schreibt eine Mail, im Team wird per Chat darüber gesprochen, die Aufgabe steht in einer Liste und die Datei liegt irgendwo auf dem Server. Wenn all das an verschiedenen Orten passiert, geht Zeit für das Suchen verloren. Hier sehen Sie, wie Sie E-Mail, Chat, Aufgaben und Dateien an einem Ort zusammenbringen.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Problem ist selten ein einzelnes Programm, sondern dass zusammengehörige Informationen verteilt sind.
- Es gibt drei Ansätze: Programme verbinden, eine Suite nutzen oder alles nach Kunde bzw. Projekt ordnen.
- Entscheidend sind Schritte wie „aus einer Mail wird eine Aufgabe“ und „Chat und Dateien hängen am selben Vorgang“.
- Testen Sie jede Lösung an einem echten Kundenfall, nicht an einer Demo.
Das Problem: Informationen sind verteilt
Wenn Mail, Chat, Aufgaben und Dateien getrennt sind, sucht man. Eine Umfrage des Softwareherstellers Asana (2023, weltweit unter Wissensarbeitern) kommt auf 58 Prozent der Arbeitszeit für „Arbeit über die Arbeit“, also Suchen, Abstimmen und Umschalten zwischen Programmen. Das ist eine Herstellerangabe und nicht auf kleine Betriebe übertragbar. Das Muster kennen aber viele: Wo etwas steht, hängt davon ab, wer es zuletzt bearbeitet hat.
Typisch ist die Kombination aus einem Chat wie Slack, einem Board wie Trello und dem Postfach: Die Absprache steht im Chat, die Aufgabe auf einer Karte und die Kundenmail im Postfach. Wie Sie Weiterleitungen und CC-Ketten in den Griff bekommen, lesen Sie in E-Mail-Chaos im Team reduzieren. Alternativen zu beiden finden Sie in Slack und Trello Alternative.
Was zusammengehört
- Mail und Aufgabe: Aus einer Rückfrage wird mit einem Klick eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin.
- Mail und Chat: Ein Gespräch im Team bezieht sich auf die Mail, ohne sie weiterzuleiten.
- Dateien am Vorgang: Das Angebot hängt am Kunden, nicht in einem Ordner, den nur eine Person kennt.
- Termine am Kunden: Besprechungen stehen dort, wo die zugehörigen Mails und Dateien liegen.
Drei Ansätze im Vergleich
| Ansatz | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Vorhandene Programme verbinden (Schnittstellen) | Sie behalten Programme, die Ihr Team kennt | Abhängig von Schnittstellen, mehrere Abos, Fehlerquellen bei Änderungen |
| Eine Suite für alles nutzen | Ein Anbieter, ein Vertrag, eine Anmeldung | Nicht jede Funktion ist so stark wie ein Spezialprogramm, Bindung an einen Anbieter |
| Alles nach Kunde oder Projekt ordnen | Zusammengehöriges liegt zusammen, ohne Kontextwechsel | Erfordert eine Lösung, die nach Kunden denkt, und Umgewöhnung im Team |
Die Ansätze lassen sich mischen. Wichtig ist, dass die Übergänge, etwa von Mail zu Aufgabe, wirklich einfach sind.
Ein Beispiel aus dem Alltag
In getrennten Programmen sind das vier Orte. Wenn der Kunde alles an einem Ort bündelt, sieht jeder im Team sofort, wer was übernommen hat, ohne dass jemand nachfragen muss.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
- Wie viele Klicks braucht es von der Mail zur Aufgabe?
- Sind Chat, Dateien und Termine dem Kunden oder Projekt zugeordnet?
- Funktioniert die Suche über alles, auch in Anhängen?
- Können Kunden und Steuerberater als Gäste eingeladen werden?
- Funktionieren Ihre vorhandenen Programme und Geräte weiter?
- Sind Datenort, Export und Preismodell klar? (siehe All-in-One-Software für KMU)
Häufige Fragen
Kann ich E-Mail, Chat und Aufgaben wirklich in einem Tool bündeln?
Ja. Es gibt Suiten und Lösungen, die Kommunikation, Aufgaben und Dateien zusammenführen. Prüfen Sie, wie einfach die Übergänge sind, etwa von der Mail zur Aufgabe, und testen Sie mit einem echten Kunden.
Ist ein Projektmanagement-Tool das Gleiche?
Nicht unbedingt. Projektmanagement-Tools konzentrieren sich auf Aufgaben und Pläne. Wer auch E-Mail, Chat und Dateien an einem Ort haben möchte, braucht eine Lösung, die diese Bereiche abdeckt.
Müssen wir dafür alle Programme ersetzen?
Nein. Fachsoftware wie Buchhaltung bleibt meist bestehen. Sinnvoll ist es, Kommunikation, Termine, Dateien und Aufgaben zusammenzuführen.
Was ist mit Kunden, die selbst kein Konto haben?
Gut sind Lösungen, bei denen Sie Kunden oder Ihren Steuerberater per Link als Gast in genau einen Raum einladen können, ohne dass diese sich registrieren müssen.
Wie oawad dazu passt
Genau darauf zielt oawad: Mail, Chat, Dateien und Termine eines Kunden liegen im selben Raum. E-Mails ordnen sich automatisch zu, und aus einer Mail wird per Klick eine Aufgabe oder ein Chat-Thema. Kunden laden Sie direkt per Link ein.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Einzelne Funktionen haben einen unterschiedlichen Reifegrad.