E-Mails revisionssicher archivieren: Pflichten, Fristen und Software für Selbstständige
Geschäftliche E-Mails sind oft Geschäftsunterlagen. Wer selbstständig ist oder einen kleinen Betrieb führt, muss sie je nach Inhalt über Jahre aufbewahren, und zwar so, dass sie sich später nachvollziehbar vorlegen lassen. Hier lesen Sie, was in Deutschland und Österreich gilt und worauf eine Archivlösung achten sollte.
Das Wichtigste in Kürze
- In Deutschland gibt es kein eigenes E-Mail-Archivierungsgesetz. Die Pflicht ergibt sich aus HGB, AO und GoBD. Fristen: 6, 8 oder 10 Jahre, je nach Inhalt.
- In Österreich gilt für Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen in der Regel eine Frist von 7 Jahren (BAO, UGB).
- „Revisionssicher“ ist kein gesetzlich festgelegter Begriff und kein Gütesiegel. Gemeint sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und jederzeitige Verfügbarkeit.
- Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig, aber Geschäftsbriefe und steuerlich relevante Unterlagen sind es. Ein Backup ersetzt kein Archiv.
Muss ich E-Mails archivieren?
Deutschland: Es gibt kein eigenes E-Mail-Archivierungsgesetz. Die Pflicht folgt aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD). Entscheidend ist der Inhalt: Eine Bestellung oder ein Angebot ist ein Handels- bzw. Geschäftsbrief, eine Rechnung im Anhang ist ein Buchungsbeleg.
Österreich: Hier gelten die Bundesabgabenordnung (BAO) und das Unternehmensgesetzbuch (UGB). Aufbewahren müssen Sie Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege und Geschäftsbriefe. § 212 UGB nennt ausdrücklich empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Ob eine E-Mail darunter fällt, hängt wie in Deutschland vom Inhalt ab: Bestellungen, Rechnungen und Verträge gehören dazu.
Welche Pflichten für Sie im Einzelnen gelten, hängt unter anderem von Rechtsform, Branche und Gewinnermittlung ab. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Aufbewahrungsfristen in Deutschland und Österreich
| Unterlage | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Handels- und Geschäftsbriefe, geschäftliche E-Mails | 6 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB) | In der Regel 7 Jahre (§ 212 UGB, §§ 131, 132 BAO) |
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre (seit 1.1.2025, vorher 10 Jahre) | In der Regel 7 Jahre |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | In der Regel 7 Jahre |
| Unterlagen zu bestimmten Grundstücken | Gesonderte Regeln | 12 Jahre, in bestimmten Fällen 22 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG) |
Fristbeginn: In beiden Ländern beginnt die Frist am Ende des Kalenderjahres, also am 31. Dezember. Ein Beleg vom 3. Januar 2017 muss in Österreich daher bis 31. Dezember 2024 aufbewahrt werden.
Die Fristen gelten für das jeweilige Land. Übertragen Sie deutsche Fristen nicht auf österreichische Verhältnisse oder umgekehrt.
Was „revisionssicher“ bedeutet
„Revisionssicher“ ist kein gesetzlich definierter Begriff. Er beschreibt, dass Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie später prüfbar sind. Genannt werden dafür typischerweise diese Eigenschaften:
- Unveränderbar: Eine einmal abgelegte E-Mail lässt sich nicht unbemerkt ändern oder löschen.
- Nachvollziehbar und vollständig: Inklusive Anhängen und Angaben wie Absender, Empfänger und Zeitpunkt.
- Jederzeit verfügbar und lesbar: Bis zum Ende der Frist auffindbar und in lesbarer Form wiedergebbar.
Für Österreich nennt das Unternehmensserviceportal als Anforderung an die elektronische Aufbewahrung, dass die Wiedergabe jederzeit „vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu“ möglich sein muss. Bei einer Prüfung müssen elektronische Daten verfügbar sein.
Kein Anbieter kann Ihnen die Gesetzeskonformität „garantieren“. Eine Software unterstützt Sie, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Ein einfaches Backup erfüllt diese Anforderungen nicht von selbst: Es sichert Daten, stellt aber weder Unveränderbarkeit noch Aufbewahrungsfristen sicher.
Einzelunternehmer oder GmbH: Wer muss archivieren?
Aufbewahren müssen Sie Unterlagen, die zu Ihren Büchern, Aufzeichnungen und Geschäftsbeziehungen gehören. Ob und in welchem Umfang Sie Bücher führen müssen, hängt unter anderem von Rechtsform, Tätigkeit und Umsatz ab. Eine GmbH führt Bücher nach dem Handels- bzw. Unternehmensrecht. Einzelunternehmer und Freiberufler führen je nach Lage Bücher oder einfachere Aufzeichnungen.
Belege und geschäftliche Korrespondenz, die dazugehören, sollten Sie in jedem Fall geordnet aufbewahren. Welche Anforderungen genau für Sie gelten, klärt Ihr Steuerberater.
Welche E-Mails Sie aufbewahren sollten
Es kommt auf den Inhalt an, nicht auf das Medium. Typische Beispiele:
- Angebote, Aufträge, Bestellungen, Verträge und Korrespondenz dazu
- Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen (auch als Anhang)
- Mahnungen, Kündigungen und andere geschäftlich relevante Mitteilungen
Newsletter, Werbung oder rein private Nachrichten gehören nicht dazu. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Mails in Ihrem Fall relevant sind.
Aufbewahren und Löschen: die DSGVO
Die DSGVO legt keine konkreten Fristen fest. Sie verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es der Zweck erfordert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten rechtfertigen die Speicherung für die Dauer der Frist. Danach sind die Daten zu löschen, und die Fristen sollten im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert sein.
Ihre Archivlösung sollte deshalb Löschfristen unterstützen und Löschungen nachvollziehbar protokollieren.
Worauf Archiv-Software achten sollte
- E-Mails werden automatisch und vollständig übernommen, inklusive Anhängen
- Abgelegte Mails sind unveränderbar, Zugriffe und Löschungen werden protokolliert
- Suche nach Absender, Zeitraum und Inhalt, auch für eine Prüfung
- Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich einstellen
- Export in offenen Formaten, auch nach einem Anbieterwechsel
- Zugriffsrechte und Zugriff für den Steuerberater ohne Weitergabe von Passwörtern
- Standort der Daten ist benannt (siehe Business-Software mit EU-Hosting)
- Eine Beschreibung des Verfahrens liegt vor, die Sie bei Bedarf Ihrem Steuerberater oder einer Prüfung zeigen können
Ein Archiv nachrüsten, ohne einen IT-Berater zu brauchen
Viele Betriebe haben E-Mails über Jahre ohne Archiv gesammelt. Nachrüsten lässt sich das in überschaubaren Schritten:
- Bestand erfassen: In welchen Postfächern, auf welchen Geräten und in welchen Ordnern liegen geschäftliche Mails?
- Relevantes festlegen: Welche Postfächer und Zeiträume sollen ins Archiv?
- Altbestand übernehmen: Viele Lösungen importieren bestehende Postfächer, etwa per IMAP. Prüfen Sie stichprobenartig, ob Anhänge und Ordner vollständig angekommen sind.
- Automatisch archivieren: Neue Mails sollen künftig ohne Zutun ins Archiv wandern.
- Verfahren notieren: Halten Sie fest, was archiviert wird, wer Zugriff hat und wann gelöscht wird.
Ein Berater ist dafür nicht zwingend nötig. Die fachliche Frage, was Sie aufbewahren müssen, klärt Ihr Steuerberater. Die Technik lässt sich bei vielen Lösungen selbst einrichten. Nur bei einer Umstellung Ihres Mailservers lohnt sich oft ein Dienstleister.
Für Selbstständige: So gehen Sie vor
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Aufbewahrungspflichten für Sie gelten.
- Legen Sie fest, welche Postfächer und Ordner archiviert werden.
- Wählen Sie eine Lösung, die automatisch archiviert, und prüfen Sie die Punkte oben.
- Notieren Sie, wie Sie archivieren, und wer Zugriff hat.
- Prüfen Sie einmal im Jahr, ob alles ankommt, und löschen Sie nach Ablauf der Frist.
Häufige Fragen
Wie lange müssen E-Mails in Deutschland aufbewahrt werden?
Das hängt vom Inhalt ab. Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen seit 2025 8 Jahre (vorher 10), Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres.
Wie lange müssen E-Mails in Österreich aufbewahrt werden?
Für Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen gilt in der Regel eine Frist von 7 Jahren nach BAO und UGB, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres. Für bestimmte Grundstücksunterlagen gelten längere Fristen.
Muss ich jede E-Mail archivieren?
Nein. Aufbewahrungspflichtig sind Geschäftsbriefe, Belege und andere steuerlich relevante Unterlagen. Newsletter, Werbung und private Nachrichten gehören nicht dazu. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
Was heißt „revisionssicher“?
Der Begriff ist gesetzlich nicht festgelegt. Er beschreibt eine Aufbewahrung, bei der Unterlagen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und jederzeit verfügbar sind. Ein Gütesiegel ist er nicht.
Reicht ein Backup als Archiv?
Nein. Ein Backup sichert Daten gegen Verlust, stellt aber weder Unveränderbarkeit noch Aufbewahrungs- und Löschfristen sicher.
Welche E-Mail-Archivierung passt für Kleinunternehmen?
Eine, die automatisch archiviert, den Bestand unveränderbar ablegt, Fristen und Export unterstützt und ohne eigenen IT-Betrieb auskommt. Die Aufbewahrungspflicht hängt nicht von der Größe, sondern von Art der Unterlagen und Rechtsform ab. Klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater.
Gibt es E-Mail-Archivierung kostenlos oder als Open Source?
Ja, es gibt Open-Source-Lösungen. Prüfen Sie dann selbst, ob sie Unveränderbarkeit, Protokollierung, Fristen und Export abdecken, und rechnen Sie Betrieb und Pflege ein. Ein einfaches Backup oder ein Ordner im Mailprogramm reicht dafür nicht.
Kann ich E-Mails in Outlook archivieren?
Outlook bietet eine Archivfunktion, die Postfächer entlastet. Ob sie die Anforderungen an eine unveränderbare, nachvollziehbare Aufbewahrung erfüllt, ist eine eigene Frage. Das Archiv in Outlook ist in der Regel kein Ersatz für ein Verfahren mit Protokoll und Löschfristen. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Steuerberater.
Muss ich E-Mails nach Ablauf der Frist löschen?
Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck oder eine gesetzliche Pflicht erfordert. Nach Fristablauf sollten Sie Daten löschen, sofern kein anderer Grund zur Speicherung besteht.
Wie oawad dazu passt
oawad bietet ein optionales Archiv, das die Anforderungen aus GoBD und BAO unterstützt. Die Konformität Ihrer Aufbewahrung liegt bei Ihnen, ein Testat oder Gütesiegel gibt es nicht. Archiv und Export gehören zum Konzept von oawad, und Ihr Steuerberater kann als Gast in genau einen Raum eingeladen werden.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Ob das Archiv im Preis enthalten ist, steht noch nicht fest. Im Kalkulator ist es derzeit als Richtwert eingeplant.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.