SaaS-Kosten senken: Lizenzen prüfen und Software konsolidieren
Software-Abos laufen oft still weiter: Lizenzen für Personen, die längst nicht mehr damit arbeiten, doppelte Programme, automatische Verlängerungen. Hier lesen Sie, wo Geld verloren gehen kann, wie Sie Ihre Lizenzen in fünf Schritten prüfen und wann sich eine Konsolidierung lohnt.
Das Wichtigste in Kürze
- Typische Kostenfallen sind ungenutzte Lizenzen, Überschneidungen, automatische Verlängerungen und Abos, die jemand privat angelegt hat.
- Zahlen zu ungenutzten Lizenzen stammen meist von Herstellern von Verwaltungssoftware und gelten für größere Unternehmen. Entscheidend ist Ihre eigene Prüfung.
- In fünf Schritten prüfen Sie Lizenzen: erfassen, Nutzung abgleichen, bewerten, bei der Verlängerung anpassen, regelmäßig wiederholen.
- Konsolidieren lohnt sich nur, wenn Wechselkosten und Datenexport eingerechnet sind.
Wo bei Software-Abos Geld verloren geht
- Ungenutzte Lizenzen: Personen haben einen Zugang, nutzen ihn aber nicht mehr oder nie.
- Überschneidungen: Mehrere Programme erfüllen denselben Zweck.
- Automatische Verlängerung: Ein Abo läuft weiter, weil niemand rechtzeitig kündigt.
- Zu große Pakete: Sie zahlen für Funktionen oder Speicher, die niemand braucht.
- Unbekannte Abos: Einzelne Personen haben Programme bestellt, ohne dass die Geschäftsführung davon weiß.
Was Studien dazu sagen
Hersteller von Software zur Verwaltung von Lizenzen veröffentlichen regelmäßig Berichte. Der Hersteller Zylo gibt für seinen Index 2025 an, dass 53 Prozent der Lizenzen innerhalb von 30 Tagen ungenutzt blieben. In seiner Ausgabe 2026 nennt Zylo, dass 46 Prozent der Anwendungen nicht oder kaum genutzt werden. Die beiden Werte messen Unterschiedliches und sind nicht direkt vergleichbar. Der Anbieter Flexera berichtet in seinem Bericht 2025, dass verschwendete Ausgaben über die gesamte IT im Mittel bei etwa 20 bis 30 Prozent liegen.
Lizenz-Review in fünf Schritten
- Erfassen: Alle Programme und Abos auflisten, mit Kosten, Laufzeit und Kündigungsfrist (Vorlage in Tool-Chaos reduzieren).
- Nutzung abgleichen: Wer hat einen Zugang, und wer hat ihn in den letzten Monaten genutzt? Viele Programme zeigen die letzte Anmeldung.
- Bewerten: Behalten, ersetzen, abschaffen oder zusammenlegen. Fragen Sie die Personen, die damit arbeiten.
- Zur Verlängerung anpassen: Anzahl der Zugänge senken, Paket verkleinern oder wechseln, solange die Kündigungsfrist noch läuft.
- Wiederholen: Ein fester Termin je Quartal mit einer verantwortlichen Person.
So rechnen Sie nach
Zwei einfache Kennzahlen helfen:
- Kosten je aktiver Person = Gesamtkosten des Programms ÷ Anzahl der Personen, die es tatsächlich nutzen.
- Kosten für ungenutzte Zugänge = Preis je Zugang × Anzahl ungenutzter Zugänge × Monate.
Wann Konsolidieren sinnvoll ist
Wenn mehrere Programme denselben Zweck erfüllen oder Sie für Funktionen zahlen, die kaum jemand nutzt, kann ein gemeinsamer Arbeitsplatz günstiger sein. Das ist aber nicht sicher. Rechnen Sie ehrlich mit:
- Kosten für Umzug, Schulung und Übergangszeit
- Aufwand für Datenexport und Datenübernahme
- Preismodell der neuen Lösung: pro Person, pro Funktion, mit oder ohne Speicher
- Aufbewahrungspflichten für Daten aus alten Programmen (siehe E-Mail-Archivierung)
Mehr zum Bündeln lesen Sie in All-in-One-Software für KMU.
Checkliste vor jeder Verlängerung
- Kündigungsfrist und Termin stehen im Kalender
- Anzahl der Zugänge entspricht den aktiven Personen
- Paketgröße und Speicher passen zum Bedarf
- Es gibt keine Überschneidung mit einem anderen Programm
- Der Datenexport ist geprüft, bevor Sie wechseln oder kündigen
Häufige Fragen
Wie finde ich ungenutzte Lizenzen?
Vergleichen Sie die Liste der Zugänge mit den tatsächlichen Nutzern. Viele Programme zeigen die letzte Anmeldung. Fragen Sie außerdem die Fachbereiche, wer das Programm braucht.
Wie viel kann ich durch Konsolidierung sparen?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt von Ihren Abos, den ungenutzten Zugängen und den Wechselkosten ab. Zahlen aus Studien stammen meist von Herstellern und gelten für größere Unternehmen.
Wann ist der beste Zeitpunkt, Lizenzen anzupassen?
Vor der Verlängerung, solange die Kündigungsfrist läuft. Tragen Sie die Termine in den Kalender ein.
Lohnt sich ein modulares Preismodell?
Wenn nicht alle Personen alle Funktionen brauchen, kann es passen, weil Sie nur für genutzte Funktionen zahlen. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen und achten Sie auf Zusatzkosten, etwa für Speicher.
Wie oawad dazu passt
Bei oawad zahlen Sie nur für die Funktionen, die Ihre Mitarbeiter tatsächlich nutzen, und können Personen und Funktionen jederzeit ergänzen oder abwählen. Speicher wird je angefangene 100 GB unabhängig von der Personenzahl gerechnet. Im Kalkulator sehen Sie einen Richtwert für Ihr Team.
Alle Beträge im Kalkulator sind Platzhalter, netto und unverbindlich. oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar.