Daten exportieren und den Anbieter wechseln: Offene Formate statt Lock-in
Was passiert mit Ihren Daten, wenn der Anbieter die Preise verdoppelt, die Bedingungen ändert oder den Betrieb einstellt? Wer vorher klärt, wie er an alle Daten kommt und in welchem Format, bleibt handlungsfähig. Hier lesen Sie, worauf es beim Export ankommt und wie Sie einen Wechsel vorbereiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Lock-in heißt: Ihre Daten stecken in einem Format, das nur ein Anbieter lesen kann. Offene Formate verhindern das.
- Für Mail, Kalender, Kontakte und Dateien gibt es allgemein bekannte Formate. Bei Chats und Aufgaben ist der Export oft schwieriger.
- Testen Sie den Export vor dem Kauf und wiederholen Sie ihn regelmäßig. Ein Export, den Sie nie ausprobiert haben, ist kein Plan.
- Aufbewahrungspflichten gelten auch nach einem Wechsel. Sichern Sie, was Sie aufbewahren müssen, bevor Sie kündigen.
Was „Lock-in“ bedeutet
Lock-in (englisch für „Einsperren“) beschreibt die Abhängigkeit von einem Anbieter. Sie entsteht, wenn ein Wechsel so aufwendig oder teuer wird, dass Sie ihn scheuen, etwa weil Daten nur in einem eigenen Format vorliegen oder weil Sie nur mit Zusatzkosten herauskommen.
Das Risiko zeigt sich meist dann, wenn Sie es am wenigsten brauchen können:
- Der Anbieter erhöht die Preise oder ändert seine Bedingungen.
- Ein Produkt wird eingestellt oder der Anbieter verkauft.
- Sie wollen den Datenort wechseln, etwa wegen neuer Anforderungen zum Datenschutz (siehe Business-Software mit EU-Hosting).
- Der Anbieter geht in die Insolvenz, und Sie brauchen Ihre Daten schnell.
Welche Daten es gibt und in welchem Format Sie sie mitnehmen
| Daten | Gängiges offenes Format | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| E-Mails | IMAP-Abruf, Export als EML- oder mbox-Dateien | Ordnerstruktur und Anhänge vollständig? Auch das Archiv? |
| Kalender | iCalendar (.ics), CalDAV | Wiederkehrende Termine, Teilnehmer und Erinnerungen prüfen |
| Kontakte | vCard (.vcf), CardDAV | Felder und Gruppen vollständig? |
| Dateien | Normale Dateien und Ordner; Dokumente als ODF, DOCX, PDF | Versionen, Freigaben und Kommentare gehen oft nicht mit |
| Aufgaben | CSV oder iCalendar-Aufgaben | Zuordnung zu Kunden und Projekten, Kommentare |
| Chats | Je nach Anbieter JSON oder eigenes Format | Hier ist der Export am häufigsten eingeschränkt. Vorher testen. |
Die Tabelle nennt übliche Formate. Welche ein Anbieter tatsächlich bietet, steht in seiner Dokumentation. Fragen Sie nach, bevor Sie sich festlegen.
Was die DSGVO zur Datenübertragbarkeit sagt
Art. 20 DSGVO gibt betroffenen Personen das Recht, ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und zu einem anderen Verantwortlichen mitzunehmen. Das betrifft vor allem personenbezogene Daten, die jemand bereitgestellt hat.
Für Ihre Geschäftsdaten bei einem Software-Anbieter entscheidet vor allem der Vertrag. Lassen Sie sich Exportmöglichkeiten, Fristen und etwaige Kosten schriftlich bestätigen, am besten im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Checkliste: Das klären Sie vor dem Vertrag
- Welche Daten lassen sich exportieren, und in welchen Formaten?
- Kostet der Export etwas, und wie lange haben Sie nach der Kündigung Zugriff?
- Ist der Export vollständig, auch mit Anhängen, Ordnern, Archiv und Verlauf?
- Gibt es einen Export per Knopfdruck, oder müssen Sie eine Anfrage stellen?
- Ist der Quellcode einsehbar oder lässt sich die Software auf eigenen Servern betreiben, falls der Anbieter ausfällt?
- Wo liegen die Daten, und wie kommen Sie bei einer Insolvenz an sie heran?
Ihr Notfallplan: Falls der Anbieter morgen ausfällt
- Regelmäßig eine eigene Kopie ziehen. Einmal im Quartal genügt für den Anfang. Legen Sie sie getrennt vom Anbieter ab.
- Den Export testen. Öffnen Sie die Dateien in einem anderen Programm und prüfen Sie, ob alles lesbar ist.
- Eine Ausweichlösung kennen. Wissen Sie, wohin Sie Ihre Daten laden würden?
- Aufbewahrungspflichten sichern. Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen Sie weiter aufbewahren (siehe E-Mail-Archivierung).
- Zuständigkeit festlegen. Eine Person im Betrieb ist für den Export verantwortlich.
So läuft ein Anbieterwechsel ab
- Export der Daten beim alten Anbieter ziehen und Vollständigkeit prüfen.
- Import in die neue Lösung testen, zunächst mit einer kleinen Gruppe.
- Ordnerstruktur, Freigaben und Rechte neu einrichten.
- E-Mail-Zustellung zuletzt umstellen (siehe Microsoft 365 Alternative).
- Alten Vertrag erst nach geprüftem Export und Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfristen für Daten dort kündigen.
Häufige Fragen
Was sind offene Formate?
Dateiformate, deren Aufbau öffentlich dokumentiert ist und die viele Programme lesen können, etwa PDF, ODF, CSV, iCalendar (.ics) und vCard (.vcf). Sie verhindern, dass Ihre Daten nur mit der Software eines einzigen Anbieters lesbar sind.
Wie komme ich an meine Daten, wenn der Anbieter pleitegeht?
Am besten gar nicht erst abhängig sein: Ziehen Sie regelmäßig eigene Exporte und legen Sie sie getrennt vom Anbieter ab. Bei Software, die sich selbst betreiben lässt, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Daten auf eigenen Servern weiterzunutzen.
Kann ich meine Chats und Aufgaben mitnehmen?
Das hängt vom Anbieter. Bei Mail, Kalender, Kontakten und Dateien gibt es verbreitete Formate. Bei Chats und Aufgaben ist der Export oft eingeschränkt. Fragen Sie vor dem Kauf konkret nach und testen Sie ihn.
Gilt die DSGVO-Datenübertragbarkeit auch für Firmen?
Art. 20 DSGVO schützt betroffene Personen, nicht Firmen als Kunden. Für Ihre Geschäftsdaten bei einem Anbieter entscheidet der Vertrag. Lassen Sie sich Exportmöglichkeiten schriftlich zusichern.
Muss ich nach dem Wechsel noch Daten aufbewahren?
Ja. Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe und Belege gelten unabhängig vom Anbieter. Sichern Sie diese Daten, bevor Sie den alten Vertrag kündigen.
Wie oawad dazu passt
Bei oawad sollen Sie jederzeit und ohne Zusatzkosten alles in offenen Formaten exportieren können: E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien, Chats und das Archiv mit den Aufbewahrungsfristen. Der Quellcode soll einsehbar sein (Lizenz AGPL-3.0 geplant), und Sie können oawad auf einen eigenen Server umziehen.
oawad ist in Entwicklung und noch nicht verfügbar. Genaue Formate je Funktion nennen wir bei der Veröffentlichung.
Rechtshinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand November 2026 und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten und Fristen können sich im Einzelfall unterscheiden oder ändern. Bitte klären Sie Ihren konkreten Fall mit Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/-anwältin. Alle Angaben ohne Gewähr.